Slijednost računa u praksi: kako pravilno postaviti numeraciju u 1URED

S obvezom fiskalizacije 2.0, posebno je važno paziti na detalje. Naizgled tehnička sitnica, a u stvarnosti jedna od najvažnijih zakonskih obveza svakog poduzetnika – slijednost računa. Nepravilna numeracija računa jedan je od prvih signala koji Porezna uprava provjerava prilikom nadzora, bez obzira poslujete li s gotovinom, transakcijskim računima ili isključivo B2B eRačunima.

Što znači slijednost računa?

U ovom kratkom vodiču objašnjavamo:

• što znači slijednost računa prema važećem Zakonu o fiskalizaciji
  
• koje su vaše obveze i gdje poduzetnici najčešće griješe
  
• kako 1URED pomaže voditi ispravnu numeraciju
  
• kako bez stresa prijeći iz drugog sustava u 1URED, bez prekida u slijedu
  

Slijednost računa znači da se svi izdani računi vode u neprekinutom nizu, bez preskakanja brojeva i bez ponavljanja iste oznake. Svaki račun mora imati jedinstveni broj koji slijedi prethodni, u skladu s pravilima definiranim internim aktom poduzetnika. 

Pojednostavljeno:

• ako je zadnji izdani račun imao oznaku 25-1-1,
  
• sljedeći mora biti 26-1-1 – bez iznimke.
  

Prekid u numeraciji, dvostruko korištenje istog broja ili “resetiranje” brojeva tijekom godine smatra se nepravilnošću i može dovesti do kazni.

Zakonski okvir: što kaže Zakon o fiskalizaciji?

Prema važećem Zakonu o fiskalizaciji (NN 89/25), svaki poslovni subjekt dužan je donijeti interni akt o slijednosti računa. Ova obveza vrijedi:

• neovisno o tome poslujete li u B2B ili B2C segmentu
  
• bez obzira jeste li u sustavu PDV-a ili ne
  
• za fiskalizaciju 1.0 i fiskalizaciju 2.0 (eRačune)

Internim aktom definiraju se:

• način numeriranja računa
  
• oznake poslovnih prostora
  
• oznake naplatnih uređaja
  
• eventualni odvojeni slijedovi (npr. posebna serija za inozemne račune)

Važno je naglasiti da numeracija ne mora svake godine krenuti od broja 1, ali jednom kada se početni broj odredi slijed tijekom godine mora biti neprekinut.

• Porezna uprava dodatno pojašnjava da se razlikovanje gotovinskih i bezgotovinskih računa može osigurati kroz različite oznake naplatnih uređaja, ako je to definirano internim aktom poreznog obveznika. Na taj način  moguće je voditi odvojene, ali zakonski ispravne slijedove numeracije, uz poštivanje neprekinutog niza unutar svakog slijeda. Detaljna pojašnjenja dostupna su i u službenim materijalima Porezna uprava, posebno u dokumentu Pitanja i odgovori vezani uz Zakon o fiskalizaciji.

Obavezni elementi broja računa

Zakonski ispravan broj računa sastoji se od tri dijela:

1. numeričkog broja računa
   
2. oznake poslovnog prostora
   
3. oznake naplatnog uređaja

Oznake mogu biti brojčane ili tekstualne, ali moraju se dosljedno koristiti. Razlika između, primjerice, PP1 i pp1 smatra se različitom oznakom i može uzrokovati neispravnu evidenciju. 

Kako 1URED brine o slijednosti

Jedna od ključnih prednosti rada u 1URED je to što sustav automatski upravlja numeracijom računa. Prije izdavanja računa potrebno je u modulu Postavke – Naplatni uređaj kreirati i definirati naplatni uređaj.

Ako je korisnik ranije koristio neki drugi sustav za izdavanje računa, u polju Novi naplatni uređaj (Postavke – Naplatni uređaj) može odabrati početni broj od kojeg će se nastaviti numeracija računa.

Nakon početnog postavljanja:

• brojevi se generiraju bez ručnog unosa
  
• nije moguće preskočiti ili duplicirati broj
  
• svaki račun se veže uz točno definirani prostor i uređaj
  
• evidencija je uvijek dostupna vama i vašem knjigovodstvu
  

Primjer iz prakse: ako je zadnji izdani račun imao oznaku 123-1-1, sljedeći račun u 1URED-u automatski dobiva oznaku 124-1-1 – bez dodatnih postavki i bez rizika od pogreške.

Prijelaz u 1URED bez prekida slijeda

Mnogi poduzetnici se tijekom godine odluče prijeći s ručnih rješenja na digitalni sustav. Dobra vijest je da prijelaz u 1URED ne prekida slijednost računa.

Postupak je jednostavan:

1. provjerite koji je zadnji izdani račun u starom sustavu
   
2. u 1URED unesite taj broj kao početnu točku
   
3. sustav automatski nastavlja numeraciju

Na taj način osiguravate kontinuitet, urednu evidenciju i potpunu usklađenost sa zakonom.

Najčešće pogreške koje poduzetnici rade

U praksi se najčešće pojavljuju:

• preskakanje brojeva zbog ručnog unosa 
  
• dvostruko korištenje iste oznake u paralelnim sustavima
  
• promjena oznaka poslovnog prostora bez ažuriranja internog akta
  
• razlike u velikim i malim slovima oznaka
  

Korištenjem digitalnog sustava poput 1URED, ove se pogreške se lakše uočavaju i ispravljaju.

Manje brige, više sigurnosti – započnite s 1URED

Slijednost računa nije administrativna formalnost, ona je temelj zakonitog poslovanja. Ručna rješenja lako dovode do pogrešaka, dok digitalni sustavi poput 1URED taj rizik smanjuju. Ako se još uhodavate s Fiskalizacijom 2.0 ili želite uvesti više reda u svoje poslovanje, 1URED vam omogućuje siguran prijelaz, automatsku kontrolu i usklađenost sa zakonom. 

Isprobajte 1URED i riješite pitanje numeracije i fiskalizacije prije nego što postane problem! Ako vam treba pomoć slobodno nam se obratite putem Podrške korisnicima.