Izdavanje računa u 1URED: detaljan vodič za korisnike

Računi su jedna od ključnih funkcionalnosti za svakog korisnika. Izdavanje računa u sustavu 1URED odvija se kroz nekoliko međusobno povezanih koraka koje je važno pravilno postaviti prije samog početka rada. U ovom vodiču vodimo vas kroz pripremu sustava te postupak izdavanja i slanja računa, uz jasne i detaljne upute koje uklanjaju svaku nedoumicu.

Provjera osnovnih postavki prije izdavanja računa

Prije izdavanja prvog računa preporučuje se kratko provjeriti osnovne postavke u modulu Postavke, jer one čine temelj za daljnji rad u sustavu.

Ako se s 1URED aplikacijom tek upoznajete ili još niste prošli početno postavljanje, detaljan vodič kroz registraciju, prijavu i prve korake pronaći ćete i u članku Kako započeti s 1Uredom: registracija, prijava i prvi koraci u sustavu.

 U modulu Postavke potrebno je provjeriti sljedeće stavke:

Moja tvrtka

U modulu Postavke → Moja tvrtka potrebno je provjeriti osnovne informacije o tvrtki ili obrtu. Ovi se podaci automatski koriste na svim računima i drugim dokumentima, stoga je važno da budu točni.

Preporučuje se provjeriti:

• naziv tvrtke / obrta
  
• OIB i adresu
  
• kontakt podatke
• IBAN (ako želite da se prikazuje na računima i ponudama)

Fiskalizacija (1.0 i 2.0)

U istom modulu nalaze se i postavke vezane uz fiskalizaciju, koje je potrebno provjeriti prije izdavanja prvog računa.

• Fiskalizacija 1.0 koristi se za izdavanje gotovinskih i kartičnih (F1) računa
  
• Fiskalizacija 2.0 odnosi se na bezgotovinske B2B račune i eRačune

Ovdje se:

• dodaje certifikat za fiskalizaciju 1.0
• odabire informacijski posrednik za fiskalizaciju 2.0 (PostLink ili FINA)

Ako niste sigurni kako pravilno odabrati informacijskog posrednika, detaljne upute dostupne su u članku: Kako postaviti informacijskog posrednika u 1Ured (PostLink / FINA).

Poslovnice

Svaka tvrtka ili obrt mora imati barem jednu poslovnicu. Poslovnica predstavlja mjesto iz kojeg se obavlja djelatnost i može biti:

• fizičko mjesto poslovanja (ured, radionica, stan, lokal)
  
• ePoslovnica, ako se djelatnost obavlja bez fizičke lokacije

Poslovnice se koriste za organizaciju poslovanja unutar sustava i sastavni su dio izdavanja računa. 

Dodavanje nove poslovnice

Ako poslovnica još nije kreirana, možete je dodati na sljedeći način:

1. kliknite na gumb + Dodaj poslovnicu
   
2. unesite podatke o poslovnici
   
3. kliknite Spremi

Nakon spremanja, poslovnica je dostupna u sustavu.

Naplatni uređaji

Naplatni uređaj predstavlja način izdavanja računa i uvijek je povezan s poslovnicom. Potrebno je pripaziti jer bez prethodno definirane poslovnice nije moguće kreirati naplatni uređaj.

Naplatni uređaji koriste se za:

• formiranje broja računa
• praćenje slijednosti i numeracije

Dodavanje naplatnog uređaja

Za dodavanje novog naplatnog uređaja:

1. kliknite na gumb + Dodaj naplatni uređaj
   
2. odaberite poslovnicu
   
3. po potrebi definirajte početni broj računa
   
4. kliknite Spremi

Nakon spremanja, naplatni uređaj je spreman za izdavanje računa.

Operateri

Operateri su osobe koje u sustavu izdaju račune i rade s dokumentima. Kako bi izdavanje računa bilo moguće, u sustavu mora postojati barem jedan operater.

Dodavanje operatera

Ako operater još nije dodan, možete ga kreirati na sljedeći način:

1. kliknite na gumb + Dodaj operatera
   
2. unesite podatke o operateru
   
3. kliknite Spremi

Klijenti

U modulu Klijenti unosite podatke o kupcima i dobavljačima koji se koriste prilikom izdavanja računa i drugih dokumenata. Jednom uneseni klijenti dostupni su na svim dokumentima u sustavu.

Dodavanje klijenta

Novog klijenta dodajete na sljedeći način:

1. kliknite na gumb + Dodaj klijenta
   
2. unesite osnovne podatke o klijentu
   
3. kliknite Spremi

Osim ručnog unosa, određene informacije o tvrtki mogu se preuzeti i iz Digitalne komore. Detaljnije upute o radu s klijentima i kontaktima, uključujući napredne opcije unosa i upravljanja podacima, dostupne su i u članku Klijenti i kontakti u 1Ured.

Proizvodi i usluge

U modulu Proizvodi i usluge unosite artikle i usluge koje ćete koristiti na računima. Kako bi proizvodi bili pravilno organizirani, potrebno je najprije kreirati kategoriju, a zatim dodavati proizvode ili usluge unutar nje. 

Kategorije

Prije dodavanja proizvoda ili usluga potrebno je kreirati barem jednu kategoriju.

Za dodavanje nove kategorije:

1. kliknite na gumb + Dodaj kategoriju
   
2. unesite naziv kategorije
   
3. po potrebi odaberite potkategoriju
   
4. kliknite Spremi

Proizvodi i usluge

Nakon što je kategorija kreirana, možete dodavati proizvode ili usluge.

Postupak dodavanja:

1. kliknite na gumb + Dodaj proizvod/uslugu
   
2. odaberite pripadajuću kategoriju
   
3. unesite naziv, cijenu i ostale osnovne podatke
   
4. odaberite poreznu grupu
   
5. unesite SKU i KPD
   
6. kliknite Spremi

Izdavanje prvog eRačuna (B2B)

Nakon što ste unijeli osnovne postavke, klijente te proizvode i usluge, spremni ste za izdavanje prvog eRačuna. eRačuni se izdaju prema poslovnim subjektima (B2B) i evidentiraju se kroz sustav fiskalizacije 2.0.

Kreiranje eRačuna

Postupak izdavanja eRačuna započinje kreiranjem predloška računa:

1. u modulu Dokumenti odaberite opciju Izlazni računi
2. kliknite na gumb + Novi račun
   
3. odaberite Standardni račun (B2B – F2)
   
4. ispunite osnovne informacije o računu
   
5. dodajte proizvode ili usluge
6. provjerite podatke na predlošku računa

Izdavanje i slanje eRačuna

Kada ste sigurni da su svi podaci točni:

1. kliknite Izdaj račun
   
2. račun dobiva broj i datum
3. račun se pojavljuje u izlaznim eRačunima, ali još nije poslan
   
4. klikom na Pošalji eRačun račun se šalje primatelju i evidentira u sustavu fiskalizacije 2.0

Status eRačuna

Nakon slanja:

• status eRačuna može se pratiti unutar sustava
  
• po potrebi, račun je moguće označiti kao plaćen kada sredstva sjednu na bankovni račun

Računovodstveni modul

U 1URED je također uveden računovodstveni dashboard, namijenjen računovođama za praćenje i vođenje platnog prometa (URA/IRA) za klijente unutar sustava. Modul omogućuje jednostavan pregled i upravljanje računima i prometom tvrtki kojima se vode knjige.

Pristup modulu imaju samo korisnici kojima je klijent dodijelio rolu „Ovlaštenik poslovnog subjekta za uslugu 1Ured za poslovanje – Računovođa“ unutar Digitalne komore.

Spremni ste za izdavanje računa u 1URED!

Jednom kada su temeljne postavke ispravno postavljene, svakodnevno izdavanje računa postaje jednostavno i brzo. 1URED omogućuje centralizirano upravljanje dokumentima, automatsku numeraciju računa i usklađenost s važećim propisima, bez potrebe za dodatnim alatima ili ručnim evidencijama. Registracija je potpuno besplatna. 

Ako tijekom rada naiđete na dodatne upite, brojne korisne informacije možete pronaći u našoj Bazi znanja, redovna poboljšanja aplikacije pratiti u Dnevniku promjena, a za konkretnu pomoć uvijek se možete obratiti našoj Korisničkoj podršci.