Postavke i obavijesti u 1URED: kako prilagoditi digitalni ured svom poslovanju

Jedan od velikih pluseva sustava poput 1URED aplikacije leži u postavkama koje omogućuju personalizirano iskustvo. Cijelo poslovanje funkcionira točno onako kako ste ga postavili i bez nepotrebnih ručnih koraka.

U ovom vodiču prolazimo kroz modul Postavke i modul Obavijesti u 1URED – dijelove sustava koji se često preskaču, a upravo oni dugoročno štede vrijeme i smanjuju pogreške.

Modul Postavke: temelj digitalnog poslovanja

Nakon registracije u 1URED, sustav će vas automatski najprije odvesti na uređenje postavki vašeg poslovanja, a zatim na privolu za fiskalizaciju i postavljanje informacijskog posrednika.

Modul Postavke u 1URED nalazi se pri dnu glavnog izbornika i služi za konfiguraciju svih ključnih elemenata poslovanja. Jednom kada su pravilno postavljene, svakodnevni rad u sustavu postaje brži, sigurniji i dosljedan.

Moja tvrtka – osnovni identitet vašeg poslovanja

U sekciji Postavke → Moja tvrtka unosite temeljne podatke o poslovnom subjektu – naziv tvrtke, adresu, OIB i ostale informacije koje se automatski povlače na dokumente poput računa i ponuda.

Ovdje se nalazi i dio vezan uz fiskalizaciju. Postavljanje informacijskog posrednika (PostLink ili FINA) detaljno smo obradili u zasebnom vodiču Kako postaviti informacijskog posrednika u 1URED

Naplatni uređaji – obavezni dio fiskalizacije

Ako izdajete fiskalizirane račune, naplatni uređaji su neizostavan korak u postavkama. U ovoj sekciji dodajete i upravljate uređajima koji se koriste za izdavanje računa po poslovnicama.

Pravilno postavljen naplatni uređaj preduvjet je za ispravnu fiskalizaciju računa u 1UREDu. Naplatni uređaji povezuju račune s poslovnicama i omogućuju njihovu fiskalizaciju u skladu s propisima.

Poslovnice – jasno razdvojena lokacijska struktura

Modul Poslovnice omogućuje dodavanje i upravljanje svim lokacijama na kojima vaša tvrtka ima sjedište ili posluje, fizičkim ili administrativnim.

Svaka poslovnica ima vlastite podatke (adresu, kontakt, oznaku), a povezivanjem s naplatnim uređajima i dokumentima osigurava se točna evidencija prometa i fiskalizacije.

Porezne grupe – točan obračun poreza bez ručnih korekcija

U sekciji Porezne grupe nalaze se unaprijed definirane porezne stope po pravilima Porezne uprave, koje se koriste na proizvodima i uslugama, uključujući standardni PDV, snižene stope i posebne poreze.

Jednom pravilno postavljene porezne grupe:

• smanjuju rizik pogrešnog obračuna
  
• ubrzavaju izdavanje računa
  
• osiguravaju usklađenost s propisima

Ovo je posebno važno za tvrtke koje rade s više vrsta proizvoda ili usluga, ili u posebnim poreznim skupinama poput ugostiteljstva.

Postavke nadzorne ploče – prilagodite pregled onome što vam je važno

Nadzorna ploča koja je vaš svakodnevni početni zaslon u 1URED, nije statična. U Postavkama nadzorne ploče birate koje informacije želite vidjeti odmah po prijavi u sustav.

Možete prilagoditi veličinu tablica, kao i uključiti ili isključiti različite prikaze poput:

• neplaćenih ulaznih i izlaznih računa
  
• ukupnog prometa
  
• obavijesti
  
• proizvode po klijentima ili skladištima

Na taj način digitalni ured postaje vaš personalizirani alat, a ne generički softver.

Modul Obavijesti: interna komunikacija na jednom mjestu

Modul Obavijesti vrlo je praktičan dodatak 1URED aplikacije. Služi za internu komunikaciju unutar tvrtke. Umjesto poruka na više kanala, važne informacije možete objaviti direktno u 1UREDu, tamo gdje zaposlenici već rade. Nalazi se u gornjoj traci aplikacije, u obliku notifikacijskog zvonca. 

Obavijesti se mogu:

• vremenski ograničiti (početak i kraj prikaza po datumu)
  
• nasloviti i jasno strukturirati
  
• ciljati prema određenim grupama korisnika (za koga su i tko ih vidi)
  

Ovo je posebno korisno za interne napomene u razrađenijim strukturama tvrtke i menadžmenta, za promjene procedura ili kratke važne informacije za sve zaposlenike.

Dobro je znati: česte greške u postavkama

Mali propusti u postavkama često kasnije stvaraju velike probleme. Najčešće pogreške su:

• preskakanje dodavanja poslovnice prije fiskalizacije
• pogrešno postavljene porezne grupe
  
• neiskorištena nadzorna ploča s previše ili premalo podataka
  
• nepostojanje internih obavijesti za važne promjene

Dobra vijest? Sve se to rješava u nekoliko minuta pravilnog setupa.

Zašto su Postavke i Obavijesti ključne za digitalni ured?

Kada su postavke dobro složene, 1URED ne služi samo za administraciju – on postaje centralno mjesto upravljanja poslovanjem. Manje je ručnog rada, manje grešaka i više kontrole. Isprobajte 1URED već danas! 

Ako tek započinjete s radom u sustavu, preporučujemo i vodič: Kako započeti s 1URED-om: registracija i prvi koraci.